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VERBALE DELLA RIUNIONE DEL COMITATO DIRETTIVO SO.S.T.E. DEL 26 GENNAIO ‘07

Alla riunione del Comitato Direttivo erano presenti i seguenti partecipanti:

M. Capra, M.E. Lai, A. La Ferla, L. Prossomariti, F. Sorrentino
oltre al Presidente, Dr. P. Cianciulli ed al Dr. V. Caruso, responsabile del Notiziario SO.S.T.E.

La riunione, tenutasi presso il Day Hospital di Talassemia dell’ Ospedale S.Eugenio, inizia, come da programma, alle ore 14,00 del 26 gennaio con una breve introduzione del Presidente che ricapitola quanto emerso nell’ultima riunione del Comitato con particolare riferimento alla seduta  elettorale del novembre scorso svoltasi durante il  IV Congresso Nazionale SO.S.T.E. tenutosi a Roma.

Il Dr. Cianciulli informa i Colleghi del Direttivo del fatto che, in vista di un incremento delle attività della SO.S.T.E., sia per ragioni organizzative, che per ragioni economiche, ha ritenuto opportuno incaricare la Società Symposia di curare la segreteria organizzativa della SO.S.T.E. e coglie l’occasione per presentare ai Colleghi le tre rappresentanti della Symposia invitate alla riunione.
Il Dr. Cianciulli ribadisce i ringraziamenti da parte di tutto il CD al Rag. Ciocca per il lavoro svolto e approfitta per ricordare ai Colleghi le dimissioni riferite sia  sull’ODG  che dal ragioniere in persona  durante la riunione annuale del CD  tenutasi a Catanzaro,  il giorno 6 ottobre 2005 in occasione del Meeting Internazionale di Adolescentologia .

La D.ssa Patrizia Pasolini, in qualità di Amministratore Unico della Symposia, presenta al Direttivo i lusinghieri risultati del Congresso e sottolinea in particolare l’ottimo successo di adesioni e il saldo positivo che, appena verrà effettivamente incassato da parte degli sponsor, verrà versato sul nuovo conto di SO.S.T.E.  e rende conto anche circa il passaggio di consegne da parte del Ragionier Ciocca.
In merito a ciò mostra al Direttivo la lista dei documenti consegnati dal Ragioniere, il dettaglio del conto economico e la copia del bonifico effettuato a saldo dal Ragioniere stesso sul conto della Symposia che si impegna a passarli sul nuovo conto corrente di SO.S.T.E. e a mantenere i contatti con la precedente amministrazione per farsi versare le quote 2007 che nel frattempo potrebbero arrivare sul vecchio conto corrente. Non sono stati consegnati libri contabili relativi al pregresso, ma un foglio riassuntivo relativo all’anno 2006. Per quanto riguarda l’archivio “storico” della Società il Dott. Caruso riferisce che il passaggio della documentazione è avvenuto tra il Dott. Maggio e il Dott. De Sanctis durante la I riunione del passato CD. Il Dott. Capra si impegna a chiedere al Dott. De Sanctis tale materiale, mentre il Dott. Caruso in qualità di tesoriere della precedente gestione si impegna a collaborare con la Symposia nella ricostruzione della situazione contabile passata.

Punto 1: definizione procedure per le nuove iscrizioni

In relazione alle procedure per le nuove iscrizioni alla  SOSTE, il Direttivo riprende in esame lo statuto che prevede oltre alla figura del “Socio Fondatore”, quella del “Socio onorario” e prende atto del fatto che i soci sostenitori non hanno diritto di voto mentre ribadisce che i soci onorari non sono tenuti al saldo della quota associativa.

Il Consiglio passa poi ad esaminare la procedura per le nuove candidature a socio e concorda sul fatto che venga predisposta una  modulistica aggiornata ai sensi della legge sulla  privacy da inserire sia nel sito della  SO.S.T.E che  sul notiziario SO.S.T.E curato dal Dr. Caruso.

Ogni candidatura alla posizione di socio ordinario e quindi con diritto di voto, come recita lo statuto, deve essere proposta da almeno un socio fondatore o ordinario, deve pervenire alla Segreteria almeno tre mesi prima delle elezioni, essere sottoposta al parere del Comitato Direttivo e diviene effettiva solo dopo il saldo della quota associativa.

Stabilisce altresì che la quota dei soci sostenitori:

• nel caso di persone fisiche sia pari almeno alla quota per i soci ordinari dell’anno in corso,
• mentre per le società, associazioni e istituzioni parta da un minimo  di 500 euro.

Punto 2: definizione procedure per le elezioni del Comitato Direttivo

Il Comitato a questo proposito concorda che si debbano fissare le modalità e soprattutto le tempistiche per:

• inviare le convocazioni per l’assemblea e le votazioni
• ricevere le candidature almeno tre mesi prima delle elezioni
• tenere una riunione del Comitato in carica per verificare la regolarità delle candidature pervenute
• La notifica di nuovi soci viene comunicata  a tutti i soci  durante la riunione annuale.

Tenuto conto del fatto che lo statuto già fornisce alcune di queste indicazioni (per esempio fissa che l‘assemblea dei soci si debba tenere almeno una volta l’anno e debba essere convocata per mezzo di raccomandata A.R. o via fax almeno 10 gg prima), restano comunque alcuni punti da precisare; per esempio se sia valida la convocazione via mail e quale sia il numero minimo di votanti perché le elezioni siano valide.

Il Comitato aggiorna queste decisioni alla prossima riunione per avere modo di riflettere sulle questioni sollevate.

Punto 3: definizione delle procedure per la concessione dei Patrocini

Considerato il fatto che in qualche modo la Società, nel concedere un patrocinio, fornisce il proprio avvallo ad un evento o ad un progetto, il Comitato concorda sul fatto che la richiesta di Patrocinio debba avvenire tramite il completamento e la presentazione di un modulo informativo che il Presidente presenta ai Colleghi dopo averlo elaborato sulla base di vari esempi proposti e debba essere accompagnata da un programma dettagliato dell’iniziativa.
Il Comitato stabilisce che il Patrocinio abbia il costo di 250 euro per i non soci e di 200 euro per i soci.

La Segreteria si impegna a rielaborare il modulo e a trasmetterlo al Presidente ed al Comitato entro il più breve tempo possibile per la definitiva approvazione.

Punto 4: definizione procedure per la costituenda CRF

In relazione alla Commissione Ricerca e Formazione, il Presidente  conferma l’utilità di due responsabili: uno per la ricerca ed uno per la formazione. All’unanimità vengono candidati rispettivamente il Dott. A. Maggio e il Dott. V. De Sanctis.

Dopo  dibattito e rilettura del verbale della riunione di novembre che aveva meglio definito i compiti e le finalità della Commissione, il Comitato concorda all’unanimità  che la CRF  sia parte integrante del CD attraverso due suoi componenti nominati dal Presidente che affiancheranno anch’essi con incarico quadriennale il Dott. Maggio e il Dott. De Sanctis.

Il Comitato decide all’unanimità che la CRF è pienamente autonoma nel reperire i fondi necessari per la realizzazione degli eventi. I fondi verranno depositati presso gli uffici amministrativi della Segreteria SO.S.T.E. che coopererà con la CRF nella organizzazione degli eventi stessi. Il Presidente si impegna a contattare , in merito a queste decisioni, il Dr De Sanctis e il Dr Maggio e a riferire ai componenti del CD sull’esito della conversazione.

Punto 5: definizione rapporti con il webmaster del sito SO.S.T.E.

Alessandra Anti della Symposia informa il Comitato che, in vista di un sempre maggior uso del sito come mezzo di comunicazione ufficiale di SO.S.T.E.  con gli associati, ha provveduto a prendere contatti con il webmaster  su mandato del Presidente che ha confermato che ci sono accordi con la precedente gestione per un compenso annuo di 500 euro netti per la gestione del sito, ma apparentemente in assenza di un vero e proprio contratto di assistenza.

Il Comitato decide di riconfermare tale incarico al Signor Luciano Lavecchia e la Segreteria si impegna a farsi mandare un preventivo scritto dettagliato per la formalizzazione del contratto in questi termini e con il costo sopraindicato.

Punto 6: notiziario SOSTE

Tutto il CD conferma l’utilità del notiziario , la preziosa collaborazione del Dott Caruso e la volontà di mantenere il notiziario quale strumento di informazione.

Punto 7: organizzazione del calendario delle riunioni

Il Comitato conviene che la giusta cadenza per le riunioni sia la bimestralità con l’alternarsi di un venerdì e di un sabato e fissa le prossime due riunioni al sabato 24 marzo e al venerdì 8 giugno p.v. presso la stessa sede anticipando l’orario alle ore 11,00.

Non avendo altri punti da trattare, il Comitato si scioglie intorno alle ore 18,00 dandosi appuntamento alla prossima riunione.